Tổng quan và đăng nhập
Hệ thống có phiên bản Web dành cho Quản trị viên và Ứng dụng di động (App) dành cho Đại biểu (hỗ trợ cả iOS và Android).
Quản trị viên truy cập qua trình duyệt web tại địa chỉ: https://capxa.hdnd.vn/.
Vào CH Play, tìm từ khóa "HĐND Tp. Hồ Chí Minh", chọn đúng ứng dụng có logo/nhà phát triển được hướng dẫn và nhấn "Cài đặt" .
Vào App Store, tìm từ khóa "HĐND Tp. Hồ Chí Minh", chọn đúng ứng dụng và nhấn "Nhận" (Get) để cài đặt.
Đối với Đại biểu đăng nhập bằng Tên đăng nhập và Mật khẩu do Quản trị viên cấp xã phường cung cấp.
Đối với Quản trị viên đăng nhập bằng Tên đăng nhập và Mật khẩu do Quản trị viên cấp thành phố cung cấp.
Có. Hệ thống yêu cầu đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo bảo mật.
Nên đặt mật khẩu bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Có, nếu thiết bị hỗ trợ, Đại biểu có thể sử dụng FaceID để đăng nhập nhanh.
Liên hệ với Quản trị viên để được cấp lại mất khẩu mới.
Nhấn vào tên người dùng ở góc trên bên phải, chọn menu "Ngôn ngữ" để thay đổi.
Đăng ký dự họp & Điểm danh
Mở ứng dụng, chọn "Đăng ký họp", sau đó chọn "Quét mã QR" và quét mã được cung cấp tại địa điểm họp.
Trong mục "Đăng ký họp", nhấn nút "Báo vắng", sau đó xác nhận "Đồng ý" khi hệ thống hỏi.
Tên của Đại biểu sẽ chuyển sang tab "Đã báo danh" trong danh sách Đại biểu trên màn hình.
Có. Khi rời đi Đại biểu chọn "Báo vắng để rời khỏi", khi quay lại chọn "Quét mã QR" để báo danh lại.
Đăng ký phát biểu dành cho đại biểu
Chọn chức năng "Đăng ký phát biểu" trên màn hình chính, sau đó nhấn nút "Đăng ký phát biểu".
Chưa. Đại biểu sẽ thấy trạng thái "Đã đăng ký, vui lòng chờ mời phát biểu". Đại biểu cần đợi Người điều hành mời.
Ứng dụng sẽ gửi thông báo đến điện thoại và màn hình chuyển sang trạng thái "Được mời, hãy phát biểu".
Biểu quyết dành cho đại biểu
Chọn chức năng "Biểu quyết" trên màn hình chính, danh sách các nội dung "Đang diễn ra" sẽ hiện ra.
Sau khi chọn ý kiến, Đại biểu PHẢI nhấn nút "HOÀN THÀNH" để gửi phiếu.
Không. Khi trạng thái là "Đã biểu quyết", Đại biểu không thể chỉnh sửa hoặc thay đổi.
Hệ thống sẽ hiện thông báo "Nhắc nhở" yêu cầu Đại biểu hoàn thành tất cả các biểu quyết chưa thực hiện.
Sau khi phiên biểu quyết kết thúc, Đại biểu có thể xem biểu đồ thống kê (tỷ lệ đồng ý/không đồng ý) ngay trên ứng dụng nếu được cấp quyền.
Tra cứu tài liệu & Thông tin khác
Tại màn hình chính, chọn mục "Tài liệu kỳ họp". Đại biểu có thể mở xem trực tiếp các văn bản trên ứng dụng.
Chọn mục "Ý kiến cử tri" trên màn hình chính để xem danh sách kiến nghị theo lĩnh vực.
Chọn mục "Theo dõi đơn thư KNTC" để tra cứu và xem trạng thái xử lý.
Để chia sẻ và truy cập dữ liệu giữa HĐND cấp Xã/Phường với cấp Tỉnh/Thành phố.
Quản lý người dùng & Hệ thống
Vào "Cấu hình hệ thống" > "Danh sách người dùng" > Nhấn "+ Thêm mới người dùng" và điền thông tin (Họ tên, User, Pass, Email, SĐT).
Có. Dùng chức năng "Nhập dữ liệu người dùng hàng loạt (Import CSV)".
Phải sử dụng bảng mã UTF-8, dòng đầu là tiêu đề cột, và không được có email trùng lặp.
Cột ngày tháng phải theo định dạng Năm-Tháng-Ngày (Y-m-d, ví dụ: 2025-10-01).
Vào "Cấu hình hệ thống" > "Nhóm người dùng" > Nhấn "Thêm mới nhóm đại biểu" > Đặt tên và chọn thành viên.
Có, vào "Cấu hình hệ thống" > "Cài đặt tổng quan" để đổi ảnh bìa.
Quản lý Kỳ họp
Vào menu "Kỳ họp" > Nhấn "Thêm mới kỳ họp" > Nhập Tên, Thời gian bắt đầu/kết thúc > Nhấn "Lưu lại".
Trong chi tiết kỳ họp, chọn "Đi tới trang quét mã QR" (hoặc Mã Qr Code) để hiển thị mã trên màn hình lớn.
Không, Quản trị viên chỉ có thể theo dõi danh sách "Đã báo danh" và "Chưa báo danh".
Vào màn hình "Đăng ký phát biểu", tại dòng tên đại biểu đang đăng ký, nhấn nút "Mời phát biểu".
Quản lý Biểu quyết
Vào "Quản lý Biểu quyết" > "Tạo biểu quyết" > Nhập Nội dung, Thời gian, Tổng số đại biểu > Nhấn "Tạo".
Có. Khi tạo biểu quyết, bạn có thể chọn mục "Phân bổ" để chọn cụ thể Đại biểu hoặc Nhóm đại biểu tham gia.
Phiên biểu quyết tự động chạy theo "Thời gian bắt đầu" và "Thời gian kết thúc" đã cài đặt.
Trong danh sách biểu quyết, nhấn vào biểu tượng biểu đồ (Xem thống kê) để xem tỷ lệ và danh sách ai đã/chưa biểu quyết.
Quản lý Tài liệu
Không. Quản trị viên cấp Đơn vị không thể điều chỉnh hoặc thay đổi thư mục gốc.
Vào "Tài liệu" > Chọn thư mục con > Nhấn "Thêm Tài liệu" > Điền thông tin và đính kèm file > Nhấn "Lưu" .
Có. Trong phần "Đại biểu nhận tài liệu" (hoặc Phân quyền), Quản trị viên chọn nhóm người dùng hoặc cá nhân được phép xem.
Có, nhấn nút "Thêm Thư Mục" để tạo cây thư mục quản lý khoa học hơn.
Quản lý Ý kiến cử tri & Khiếu nại
Có 3 trạng thái: Vừa tiếp nhận (màu cam), Đã chuyển (màu xanh), Đã trả lời (màu đỏ).
Trong giao diện Quản lý Ý kiến cử tri, nhấn nút "Xuất ra file Excel".
Cần nhập: Nội dung tóm tắt, Người ký đơn, Địa chỉ, Phân loại, Lĩnh vực, Nguồn tiếp nhận, và Thời hạn xử lý .
Có, hệ thống hỗ trợ nút "Choose File" để đính kèm tệp trong phần trả lời.
Lỗi về Tài khoản & Đăng nhập
Có thể tài khoản của bạn bị khóa hoặc mật khẩu đã bị đổi. Hãy liên hệ Quản trị viên để kiểm tra trạng thái hoạt động của tài khoản.
Kiểm tra kỹ xem có gõ nhầm khoảng trắng (dấu cách) ở đầu hoặc cuối email không.
Do Quản trị viên khi tạo tài khoản chưa bật trạng thái "Active" (Hoạt động). Cần nhờ Admin vào danh sách người dùng để bật lên.
Hệ thống này thường yêu cầu liên hệ trực tiếp Quản trị viên để cấp lại mật khẩu (reset) thay vì tự khôi phục qua email công cộng.
Lỗi về App & Thiết bị
Kiểm tra camera điện thoại có bị mờ không, hoặc đảm bảo Đại biểu đã cấp quyền truy cập Camera cho ứng dụng.
Hãy thử cập nhật ứng dụng lên phiên bản mới nhất từ CH Play/App Store hoặc khởi động lại điện thoại.
Kiểm tra kết nối mạng (Internet/4G/Wifi). Nếu mạng yếu, thông báo đẩy (push notification) có thể bị chậm. Đồng thời đợi đến khi được mời phát biểu.
Được, nếu thiết bị chạy iOS hoặc Android thì đều tải được từ kho ứng dụng.
Lỗi về Thao tác & Dữ liệu
Có thể do file CSV sai định dạng (thiếu tiêu đề cột) hoặc file không phải chuẩn UTF-8 (bị lỗi font).
Do định dạng ngày trong file Excel/CSV không đúng chuẩn Y-m-d. Hãy chỉnh lại format cell trong Excel trước khi lưu CSV.
Quản trị viên có thể chưa "Phân quyền" hoặc chưa chọn "Đại biểu nhận tài liệu" khi upload. Hãy vào chỉnh sửa và thêm quyền xem.
Nếu kỳ họp đang diễn ra hoặc đã có dữ liệu ràng buộc (biểu quyết, phát biểu), hệ thống có thể chặn xóa để bảo toàn dữ liệu.
Không. Khi thời gian kết thúc đã qua hoặc trạng thái là "Đã biểu quyết", bạn không thể gửi phiếu được nữa.
Có thể một số đại biểu đã đăng nhập nhưng quên nhấn nút "Hoàn thành" trong phần biểu quyết.
Các câu hỏi khác
Tài liệu không ghi cụ thể, nhưng thường các hệ thống đều có giới hạn (ví dụ 10MB/20MB). Nên nén file PDF trước khi tải.
Có. Nút "Tra cứu lịch sử" trong chi tiết kiến nghị cho biết ai đã chuyển trạng thái và vào thời gian nào.
Giúp phân loại để xử lý các kiến nghị khẩn cấp trước (ví dụ: Bình thường, Khẩn, Cực khẩn).
Trong biểu mẫu tạo/sửa, có trường "Các thẻ". Quản trị viên có thể nhập từ khóa để dễ tìm kiếm sau này.
Tài liệu chỉ cho thấy chọn "Đơn vị trả lời" (số ít). Thường sẽ chuyển cho đơn vị chủ trì.
Được tính bằng "số ngày" nhập vào khi tạo đơn. Hệ thống sẽ theo dõi dựa trên ngày tạo và số ngày này.
Vào "Nhóm người dùng", tìm nhóm cần xóa và nhấn biểu tượng Xóa (thùng rác). Lưu ý kiểm tra xem có người dùng nào đang thuộc nhóm đó không.
Các thông số như "Đại biểu đã đăng ký", "Kết quả biểu quyết" thường cập nhật Real-time hoặc cần tải lại trang tùy thuộc vào đường truyền.
Quản trị viên có thể xem "Báo cáo phiên biểu quyết" và thường trình duyệt web hỗ trợ in (Ctrl+P) hoặc xuất file nếu hệ thống có nút Export (trong hình có nút xem chi tiết).
Có, nếu tài liệu đó vẫn được lưu trong các thư mục "Tài liệu kỳ họp" và không bị Quản trị viên ẩn đi.
Nghĩa là toàn bộ tài liệu được số hóa, đại biểu đọc trên App thay vì in giấy, và thực hiện biểu quyết/đăng ký phát biểu online.
Có. Lưu ý là Mã QR được tạo theo "Buổi họp", nên mỗi buổi (Sáng/Chiều) có thể cần quét mã khác nhau.
Trong phần "Thống kê biểu quyết" của Admin, có danh sách "Đại biểu chưa trả lời" liệt kê rõ tên từng người.
Không nên. Cần "Ẩn biểu quyết" hoặc dừng lại trước khi chỉnh sửa để tránh sai lệch dữ liệu.