Trong quá trình vận hành, hệ thống sẽ lưu trữ rất nhiều văn bản khác nhau. Để dễ dàng tra cứu và quản lý, Quản trị viên cần thiết lập trước Danh sách loại tài liệu. Danh sách này sẽ đóng vai trò là dữ liệu nguồn cho ô chọn "Loại tài liệu" khi người dùng thực hiện tải file lên.
- Bước 1: Tại thanh menu bên trái, nhấn chọn mục Cấu hình hệ thống.
- Bước 2: Kéo xuống dưới cùng danh sách menu con, chọn Danh sách loại tài liệu (biểu tượng thư mục màu xanh).
Bước 3: Nhấn Lưu (hoặc nút xác nhận tương ứng) để hoàn tất.
3. Chọn loại tài liệu khi tải tài liệu lên
Việc cấu hình ở trên sẽ tác động trực tiếp đến giao diện "Thêm tài liệu" của người dùng.
Bước 1: Khi cán bộ thực hiện tải một văn bản lên hệ thống.
Tại mục Bước 2: Cấu hình thông tin cho từng tài liệu.
Khi bấm vào ô "Loại tài liệu", hệ thống sẽ xổ xuống danh sách các loại văn bản mà bạn vừa cấu hình (Ví dụ trong hình đang hiển thị loại tài liệu có tên mã là SADASDSADFAS - tên mẫu).
Do đó, việc đặt tên loại tài liệu rõ ràng, chính xác ở phần cấu hình này là rất quan trọng để giúp người dùng phân loại văn bản đúng quy định.