Để đảm bảo quy trình nhập liệu "Đơn thư phản ánh" được đầy đủ và chính xác, Quản trị viên cần thiết lập trước các danh mục dữ liệu nền. Các dữ liệu này sẽ hiển thị dưới dạng tùy chọn (dropdown) khi cán bộ nhập đơn thư mới.
Dưới đây là hướng dẫn cấu hình cho 4 danh sách quan trọng: Phân loại, Cơ quan tiếp nhận, Nguồn tiếp nhận và Cơ quan trả lời.
1. Cấu hình Danh sách Phân loại
Mục này giúp định danh loại hình đơn thư (Ví dụ: Khiếu nại, Tố cáo, Kiến nghị, Phản ánh...).
- Bước 1: Truy cập menu Cấu hình hệ thống > chọn Danh sách phân loại.
- Bước 2: Tại giao diện quản lý, nhấn nút màu xanh dương "THÊM MỚI PHÂN LOẠI".
- Bước 3: Nhập tên loại hình đơn thư vào ô nhập liệu.
- Bước 4: Nhấn Lưu (hoặc Tạo) để hoàn tất.
Lưu ý: Bạn có thể sửa tên hoặc xóa phân loại bằng các nút công cụ (hình bút chì hoặc dấu X đỏ) ở cột "Cài đặt".
2. Cấu hình Danh sách Cơ quan tiếp nhận
Mục này xác định đơn vị đầu mối tiếp nhận đơn thư từ người dân (Ví dụ: Ban Pháp chế, Ban Kinh tế - Xã hội, Thường trực HĐND...).
- Bước 1: Truy cập menu Cấu hình hệ thống > chọn Danh sách cơ quan tiếp nhận (biểu tượng hình người nhận/đưa tài liệu).
- Bước 2: Nhấn nút "THÊM MỚI CƠ QUAN TIẾP NHẬN".
- Bước 3: Nhập tên cơ quan/phòng ban tiếp nhận.
- Bước 4: Lưu lại thông tin. Danh sách này sẽ xuất hiện ở trường "Cơ quan tiếp nhận" khi nhập đơn mới.
3. Cấu hình Danh sách Nguồn tiếp nhận
Mục này ghi nhận kênh thông tin mà đơn thư được gửi đến (Ví dụ: Qua đường bưu điện, Trực tiếp tại trụ sở, Qua đường dây nóng, Qua Email...).
- Bước 1: Truy cập menu Cấu hình hệ thống > chọn Danh sách nguồn tiếp nhận.
- Bước 2: Nhấn nút "THÊM MỚI NGUỒN TIẾP NHẬN".
- Bước 3: Nhập tên nguồn (Ví dụ: "Qua bưu chính").
- Bước 4: Lưu lại để cập nhật vào hệ thống.
4. Cấu hình Danh sách Cơ quan trả lời
Mục này xác định đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết và trả lời đơn thư (Ví dụ: UBND Quận/Huyện, Phòng Tài nguyên Môi trường...).
- Bước 1: Truy cập menu Cấu hình hệ thống > chọn Danh sách cơ quan trả lời.
- Bước 2: Nhấn nút "THÊM MỚI CƠ QUAN TRẢ LỜI".
- Bước 3: Nhập tên đơn vị thụ lý giải quyết.
- Bước 4: Lưu lại.
Kết quả: Sau khi hoàn tất cấu hình các danh sách trên, Quản trị viên quay lại mục Đơn thư phản ánh > Thêm mới. Lúc này, các ô chọn như Phân loại, Nguồn tiếp nhận, Cơ quan tiếp nhận sẽ hiển thị đầy đủ các dữ liệu vừa tạo, giúp việc nhập liệu diễn ra nhanh chóng và chuẩn hóa.