1. Tổng quan chức năng quản lý tài liệu
Tính năng này cho phép Quản trị viên dễ dàng lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và truy cập các văn bản, tài liệu kỳ họp, và các dữ liệu giám sát mọi lúc, mọi nơi.
Phía dưới là danh sách các thư mục chính (Root folders), được đánh số thứ tự và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của HĐND. Hệ thống mẫu đang hiển thị 7 nhóm tài liệu cốt lõi:
Tài liệu kỳ họp: Chứa toàn bộ hồ sơ phục vụ các kỳ họp thường lệ và chuyên đề.
Hệ thống văn bản: Nơi lưu trữ các văn bản, quyết định, tờ trình.
Tài liệu giám sát: Lưu trữ tài liệu giám sát
Họp không giấy: Tài liệu số hóa phục vụ trực tiếp tại phòng họp.
Thư mục công khai: Các tài liệu được công khai.
Dữ liệu giám sát các cấp: Dữ liệu từ HĐND cấp TP hoặc đơn vị liên quan.
Liên thông nghị quyết các cấp: Văn bản liên thông giữa các cấp.
Hệ thống được thiết kế phân tầng khoa học từ thư mục gốc đến các tệp chi tiết, đảm bảo tính bảo mật và quy trình luân chuyển văn bản minh bạch.
Lưu ý: Quản trị viên cấp Đơn vị sẽ không thể điều chỉnh, thay đổi các thư mục gốc. Để thêm mới tài liệu hoặc thư mục, hãy chọn một trong các thư mục gốc và tiếp tục.
2. Thêm tài liệu mới
Giao diện khi bạn truy cập vào một thư mục, ví dụ "Tài liệu kỳ họp".
Danh sách thư mục con: Liệt kê các thư mục con bên trong, ví dụ: "Kì họp Tân Định 1" , "Kì họp Tân Định 2".
Danh sách tài liệu: Liệt kê các tệp đã tải lên với các thông tin: "Loại Tài Liệu" , "Số/ký hiệu" , "Ngày ban hành", và "Trích yếu" (mô tả ngắn).
Tác vụ: Bạn vẫn có thể "Thêm Tài Liệu" hoặc "Thêm Thư Mục" trong thư mục này.
Chọn "Thêm tài liệu" tại thư mục cần thêm tài liệu, hệ thống hiển thị một hộp thoại:
Sau khi hoàn tất, nhấn nút "Thêm tài liệu" để hệ thống tiến hành tải lên và lập chỉ mục dữ liệu.